אין זה סוד שחלק ניכר מהאימיילים שנשלחים בכל רגע נתון לא תמיד מגיעים ליעדם - תיבת הדואר הנכנס של הנמען. הם עלולים להגיע לתיבת דואר הזבל (ספאם), להידחות על ידי התשתית של ספק האינטרנט - ISP - או אפילו להיעלם לגמרי מבלי שהספק יודיע על כך.
כמי ששולחים אימיילים/ניוזלטרים אתם רוצים כמובן שכמה שיותר מהאימיילים אותם אתם שולחים יגיעו ליעדם.
הדרך הטובה ביותר להגשים זאת היא לשלוח אימיילים באיכות גבוהה - כלומר, אימיילים שהנמענים יתפסו כבעלי ערך עבורם,
למרות שהמושג "אימייל איכותי" הוא מאוד סובייקטיבי , ספקי אינטרנט - כגון בזק בילאומי, נטויז'ן, ג'ימייל - מנסים להעריך איכות של אימיילים באמצעות מדדים שונים. במילים אחרות, לקבוע האם הנמענים רוצים לקבל אותם או לא.
אתם, כשולחי אימיילים, בונים אמון עם הנמענים באמצעות שליחת אימיילים איכותיים לאורך זמן. אמון זה מכונה בתעשייה כמוניטין - Reputation.
לעיתים קרובות המדדים הללו והמוניטין משוקללים לידי ציון
תרשים זה מתאר את הגורמים המעורבים בשליחה של אימיילים:
מי ש"מקבל" את האימיילים מחליט האם הם יגיעו ליעדם. גורמים אלה כוללים את רשת המחשוב, תוכנות שונות ומדיניות.
קיימות רמות שונות של מקבלי אימיילים וחשוב להכיר כל אחת מהן.
ספקי אינטרנט - ISP
ספקי אינטרנט מספקים ללקוחות שירותי אימייל מי שהכתובת שלו למשל היא moshec@bezqint.net מקבל את שירות האימייל מבזק בינלאומי. דוגמאות נוספות לספקיות הן ג'ימייל ויאהו מייל.
ספקיות אלו מקבלות החלטות עבור אלפי ומיליוני חשבונות אימייל בנוגע לעבירות של אימיילים והן מבססות במידה רבה את החלטותיהן על משוב מלקוחות.
בד"כ, המשוב מגיע מלקוחות בצורה של תלונה - הלקוח/הנמען מסמן אימייל שקיבל כספאם בתוכנת הדואר שלו. אבל, המשוב גם יכול לכלול מידע בנוגע להאם נמענים פותחים / לוחצים על אימיילים
מערכות ארגוניות
להרבה חברות יש מערכות אימייל אותן הן מתפעלות בעצמן (כגון אוניבסיטאות ומשרדי ממשלה).
האחראים על שירותי האימייל בחברות אלו קובעים לעצמם כללים הנוגעים לדואר זבל ו/או שהם מתבססים על מוצרים כגון Microsoft exchange.
מערכות עצמאיות
אם חשבונות הדואר לא מנוהלים על ידי ISP או מחלקת המחשוב בארגון, כנראה שהם מנוהלים בענן או על גבי שרת פרטי. במקרים כאלו, קיים סיכוי רב כי הכללים בנוגע לדואר זבל אינם סטנדרטיים.
תוכנות
בתוכנת דואר כגון outlook ניתן להגדיר "אפשרויות של דואר זבל". בין השאר ניתן להגדיר את הרמה הרצויה של הגנה מפני דואר זבל. כאשר נמען מגדיר את הרמה כ"גבוהה" קיים סיכוי רב שגם דואר לגיטימי יגיע לתיבת דואר הזבל.
בכל המערכות שצוינו לעיל, יש מנגנונים האמורים להגן מפני אימייילים לא רצויים. שירות שליחת האימיילים של Amazon SES מטפל עבורכם ברוב המנגנונים הללו ברמת התשתית (הגדרות DNS, קצב שליחה ועוד).
עם זאת, אתם עדיין צריכים לדעת במידת האפשר היכן נמצאים הלקוחות שלכם אם אתם רוצים להגדיל למקסימום את רמת העבירות של האימיילים (ברור שלא תמיד זה אפשרי ו/או שהלקוחות נמצאים בכל הרמות).
בשורה התחתונה, מי ש"מכבד" את הלקוחות שלו, יזכה לרמת עבירות גבוהה.
להלן חלק מהמדדים הרלבנטיים שחשוב כי תכירו:
שיעור חזרה- Bounce rate
אלה הם אימיילים שאינם מגיעים ליעדם מסיבות שונות כגון תיבת אימייל שאינה קיימת (מכונה Hard bounce), או תיבת דואר מלאה (נקרא Soft bounce).
שיעור גבוה של אימיילים ש"חזרו" מסמן למקבלי האימיילים שהשולח כנראה "לא מכיר" כל כך טוב את הנמענים שלו.
ברור מאליו שרמת העבירות במקרים כאלו תהיה נמוכה יחסית וגם החשבון שלכם עלול להיחסם.
אחד הגורמים הנפוצים לסיטואציה מסוג זה היא כאשר קונים רשימת תפוצה מצד שלישי. במצב כזה, אין דרך לדעת כמה כתובות פעילות וכמובן שבעלי הכתובות לא הביעו את הסכמתם לקבל מכם אימיילים.
שיעור תלונות
כאשר נמען מסמן בתוכנת הדואר שלו הודעת אימייל כדואר זבל/ספאם, ה-ISP שלו רושם את האירוע הזה כתלונה. כאשר יש הרבה אירועים כאלו ה-ISP כנראה יחליט כי מי ששולח את האימיילים שולח דואר זבל.
שיעור תלונות גבוה יגרום כמובן לרמת עבירות נמוכה.
נושאים הקשורים בתוכן
מקבלי אימיילים, בין אם מדובר ב-ISP, תוכנות דואר וכו', לומדים לזהות ולסנן אימיילים שנשלחים על ידי ספאמרים (שולחי דואר זבל), וירוסים ושאר צדיקים. הסינון נעשה באמצעות Content Filters שיודעים לבצע באופן אוטומטי סריקה של אימיילים.
Amazon SES עושה שימוש בטכנלוגיה מסוג זה על מנת לזהות ולחסום וירוסים ורוגלות לפני שהם נשלחים.
גם כאשר טובתם של הנמענים שלכם נמצאת בראש מעיינכם, עדיין צריך לשים לב למספר נקודות.
המלצות כלליות
שיקולים הקשורים לדומיין ולכתובת השולח
אימות
בנית רשימת דיוור
סיכום
למרות האתגרים הקיימים בשליחת אימיילים, שצויינו במאמר זה, אימייל הוא אחת הדרכים הטובות ביותר לשמור על קשר עם לקוחות / קהל היעד.
במידה ותקפידו לשלוח אימיילים איכותיים - לא דואר זבל - לנמענים שבקשו לקבל אותם, רוב הסיכויים כי תצליחו בכך והאימיילים אכן יגיעו אל תיבת הדואר הנכנס של הנמענים.